Inloggen/registreren
Voor het aanvragen van uw activiteiten, hoeft u maar op één plek te zijn: N2ushoorn! U kunt direct aan de slag door in te loggen. U kunt inloggen door rechtsboven te klikken op inloggen, of door in het groene (of blauwe) vakje op “log in” te klikken. Ziet u rechtsboven geen knop “inloggen” maar drie streepjes? Klik dan eerst op de drie streepjes.
Al onze bestaande klanten hebben in de zomer van 2022 een account voor N2ushoorn gekregen. Heeft u deze nog niet ontvangen? Neem dan contact met ons op. Heeft u uw inloggegevens wel ontvangen, maar bent u uw wachtwoord vergeten? Dan kunt u in het inlogvenster uw wachtwoord laten veranderen. U krijgt een link in uw mail doorgestuurd (vergeet niet om uw spamfolder te controleren. Bent u een nieuwe klant? Dan kunt u een nieuw account aanmaken door rechtsboven te klikken op registreren.
Na het inloggen komt u automatisch in de opdrachtgeversomgeving. U kunt deze omgeving herkennen aan de groene menubalk bovenin. Is dit niet het geval? Dan kunt u altijd naar de opdrachtgeversomgeving schakelen door rechtsboven te klikken op Welkom uw naam en dan in het menuutje te klikken op “schakelen naar opdrachtgeveroverzicht”. Ziet u Welkom uw naam niet staan, maar alleen drie streepjes, klik dan eerst op de drie streepjes.
Uw gegevens bijwerken
Het is belangrijk om te zorgen dat uw gegevens up to date zijn. Wij vragen u daarom om regelmatig uw gegevens te controleren en zo nodig bij te werken. In N2ushoorn kunt u eenvoudig u gegevens bijwerken door bovenin de groene balk te klikken op Mijn Opdrachtgevers Profiel. Ziet u dit niet staan in de groene balk, maar wel drie streepjes, klik dan eerst op de drie streepjes.
In Mijn Opdrachtgevers Profiel kunt verschillende gegevens aanpassen. U kunt de standaard gegevens voor activiteiten, zoals contact gegevens en locatiegegevens, hier aanpassen, en u kunt eventuele gegevens van de financiële afdeling van uw organisatie doorgeven. De gegevens voor de financiële afdeling gebruiken wij voor het verzenden van de factuur. Heeft u geen standaard locatie en/of contact persoon voor de activiteiten? Geen probleem! Bij het aanvragen van een activiteit kunt u een andere locatie en contact opgeven.
Een activiteit aanvragen
Voor het aanvragen van een activiteit gaat u eerst naar Mijn Activiteiten. U kunt deze optie bovenin in de groene balk vinden. Is deze optie niet beschikbaar, en ziet u alleen drie streepjes? Klik dan eerst op de drie groene streepjes.
In Mijn Activiteiten kunt u uw huidige en oude activiteiten terugzien, en u kunt nieuwe activiteiten aanvragen. Om een nieuwe activiteit aan te vragen, klikt u op de knop Activiteit aanvragen (zie afbeelding hieronder).
Bij het aanvragen van een activiteit kunt u een naam van de activiteit opgeven, wij vullen standaard de naam van uw organisatie in, het soort activiteit wat u wilt aanvragen (bijvoorbeeld Freezing Physics, of de Klimaatworkshop), en wanneer u de activiteit wilt aanvragen. Let op, wij zetten slecht een beperkte hoeveelheid datums open voor het reserveren, wees er snel bij om uw gewenste datum aan te vragen! Na het invoeren van de naam, het soort activiteit, en de gewenste datum, kunt u doorgaan door te klikken op Volgende stap (zie afbeelding hieronder).
In de volgende stap kunt contact en locatie gegevens doorgeven. U kunt er voor kiezen om de standaard gegeven te gebruiken die u heeft ingevuld in Mijn Opdrachtgevers Profiel, of u kunt er voor kiezen om aangepaste gegevens in te vullen. U kun schakelen tussen de standaard- en aangepaste-gegevens door op de toggle knopjes te klikken (zie afbeelding hieronder).
Heeft u op het moment van de aanvraag deze gegevens nog niet direct bij de hand? Dan kunt u er voor kiezen om de aanvraag voor nu af te ronden, en later weer terug te komen door op de knop naar mijn activiteiten te klikken (zie afbeelding hieronder).
Na het invullen van de contact- en locatiegegevens, gaat u door naar het rooster onderdeel. Hier wordt u gevraagd om een rooster op te geven. Let op! Wij berekenen de reistijd tussen uw locatie en onze locatie, en bepalen aan de hand daarvan hoe laat wij op z’n vroegst kunnen beginnen. Probeer met het maken van het rooster rekening te houden met deze begintijd. De begintijd wordt bij het maken van het rooster aan u doorgegeven (zie afbeelding hieronder).
Het rooster maakt u door middel van ons rooster tool. U kunt beginnen met het aanmaken van uw rooster door te klikken op Nieuw rooster moment toevoegen (zie afbeelding hieronder).
Bij het maken van het rooster vragen wij u wat de show/opvoer momenten zijn. U kunt dit aangeven door in het kolom type de vorm show aan te geven (let op, dit kan ook een andere naam hebben zoals, marktstanduur, workshop, demonstratie, etc.) (zie afbeelding hieronder).
In de omschrijving kunt u aangeven om wat voor een klas, groep of publiek het gaat. U kunt hier ook andere roostertechnische opmerkingen achterlaten.
Wanneer uw rooster compleet is, vraag het reserveringssysteem u om de hoeveelheid shows/opvoeringen die u aanvraagt te bevestigen. Klopt dit aantal niet met wat u voor ogen had? Controleer dan het rooster! Wij bepalen namelijk in de meeste gevallen de hoeveelheid shows aan de hand van het rooster. Door op ja te klikken kunt u door naar de volgende stap (zie afbeelding hieronder).
Na het invoeren van het rooster, kunnen wij u mogelijk al een offerte bieden. Let op, of wij een offerte kunnen aanbieden hangt van de aard van uw reservering af, en of het rooster voldoet aan onze eisen. Wij kunnen u mogelijk later ook nog een aangepaste offerte opsturen. Ook bieden wij u alvast de algemene voorwaarden aan. Hiermee moet u akkoord gaan voordat wij de activiteit kunnen voortzetten. Wanneer u akkoord gaat met zowel de offerte als de algemene voorwaarden, kunt u doorgaan naar de laatste stap (zie afbeelding hieronder).
In de laatste stap kunt u extra informatie doorgeven. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven of er voor onze vrijwilligers eten, zoals bijvoorbeeld lunch, wordt verzorgt, en u kunt extra opmerkingen achterlaten. U kunt altijd achteraf via Mijn Activiteiten meer opmerkingen achterlaten. U kunt de aanvraag afronden door onderaan op de knop afronden te klikken.
Uw activiteiten beheren
In Mijn Activiteiten Kunt u uw huidige, toekomstige, en oude activiteiten beheren. In dit overzicht kunt u zien of er todo’s openstaan, en u kunt zien hoe het staat met uw aanvraag. Het is ook mogelijk om nog openstaande informatie, zoals een rooster, hier in te vullen, of extra informatie achter te laten. Ook is het mogelijk om, nadat de shows zijn geweest, feedback achter te laten over de aanvraagprocedure, de show zelf, het contact, en het showteam.
U kunt een activiteit openen door in Mijn Activiteiten uw activiteit op te zoeken, en dan te klikken op het potloodje (zie afbeelding hieronder).
Wanneer u de activiteit heeft geopend kunt u de status van de activiteit bekijken, uw offerte en/of factuur downloaden, en informatie doorgeven.
Vragen over hoe N2ushoorn werkt?
Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen over hoe N2ushoorn werkt, of komt u er toch niet helemaal uit? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen u graag verder!